Tietosuojaseloste

1. Johdanto Tämä tietosuojaseloste määrittää, kuinka Smartius Oy (”Yhtiö”) rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee henkilötietoja (”Henkilötiedot”), mukaan lukien Yhtiön toimittaessa palveluita (”Palvelut) asiakkaalle (”Asiakas”). Yhtiö sitoutuu suojaamaan Henkilötietoja. Yhtiö noudattaa menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan Henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

• Asiakaspalvelu, Palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä ja markkinointi
• Sopimustemme ja sopimuslupaustemme sekä muiden velvoitteidemme täyttäminen
• Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen sekä oikeuksiemme puolustaminen
• Lakiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimukseen liittyvien tehtävien hoitaminen sekä oikeutettu etu kehittää Yhtiön liiketoimintaa siltä osin, kun on kyse Palveluiden kehittämisestä, asiakasviestinnästä ja markkinoinnista. Mahdollisesti joudumme käyttämään keräämiämme tietoja myös väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen ja/tai oikeusvaatimusten esittämiseen tai niiltä puolustautumiseen. Tältä osin käsittely perustuu joko oikeutettuun etuumme tai lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseen (kuten esimerkiksi asiakkaan tunnistaminen). Lakiin perustuvien velvoitteiden mukainen käsittely perustuu käsittelyn tarpeellisuuteen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

3. Mitä tietoja Yhtiö kerää? Yhtiön keräämät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

• Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi
• Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet
• Asiakkuutta, sopimuskumppania ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, sopimuskumppanin kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, sopimuskumppanin maksutiedot sekä sopimuskumppanin itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot
• Mahdolliset muut, rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

4. Mistä Yhtiö saa tietoja? Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalveluiden tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

5. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään? Yhtiö säilyttää rekisteröityjen Henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan sitä tarkoitusta varten, jota ne kerättiin tai lain salliman enimmäisajan. Henkilötietojen säilytysjakson pituus vaihtelee siis tiedoista riippuen. Tämä tarkoittaa myös sitä, että saatamme säilyttää Henkilötietojasi, vaikka sopimussuhteesi meihin olisi päättynyt, mutta vain niin kauan kuin meillä on syy tehdä niin.

6. Henkilötietojen siirto ja luovutus Palvelun tarjoamiseksi Siirrämme Henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme Henkilötietoihin Palvelun tarjoamiseksi tai sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Suostumuksesi Mikäli käyttäjä on antanut suostumuksensa, saatamme jakaa käyttäjän tietoja valittujen kolmansien osapuolten kanssa, jotta ne voivat ottaa yhteyttä käyttäjään. Yritysjärjestelyt Yhtiö voi liiketoimintansa mahdollisen myynnin, siirron tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä välittää järjestelyn osapuolille ja heidän neuvonantajilleen käsittelemiään Henkilötietoja. Viranomaiset Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti. Oikeudelliset vaateet ja perintä Voimme käsitellä ja luovuttaa henkilötietojasi kolmannelle, mikäli se on tarpeen Yhtiön, sen työntekijöiden tai muiden oikeuksien tai etujen suojaamiseksi tai puolustamiseksi tai Yhtiöön kohdistuvien rikosten selvittämiseksi. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmannelle, mikäli se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai sellaiselta puolustautumiseksi.

7. Henkilötietojen siirto ETA:n ulkopuolelle Yhtiö pyrkii toteuttamaan Palvelut sekä täyttämään sopimusvelvoitteensa ja käsittelemään Henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen. Jotkin alihankkijoistamme, jakelijoistamme ja kumppaneistamme sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin Henkilötietoja saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää Henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden Henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Yhtiö huolehtii tällöin Henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta Henkilötietojen käsittelijän kanssa käyttäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön mukaisia keinoja Henkilötietojen siirtoon kolmansiin maihin.

8. Henkilötietojen suojelu Yhtiö käyttää ajantasaisia käytäntöjä Henkilötietojen suojelemiseksi, kuten esimerkiksi Secure Sockets Layer (”SSL”) tai muu vastaava salausohjelmisto.

9. Tietosuojaselosteen muutokset Yhtiö voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Tiedotamme tietosuojaselosteen muutoksista pääsääntöisesti verkkosivuillamme, jotta rekisteröidyt ovat aina tietoisia, miten heidän Henkilötietojaan käsitellään.

10. Sinun oikeutesi

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia Henkilötietoja rekisteriin on talletettu.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Sinulla on oikeus vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon korjaamista.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan Henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus rajoittaa Henkilötietojen käsittelyä
Tietyissä lakisääteisissä tapauksissa voimme rajoittaa tietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä
Voit myös pyytää rajoituksia Henkilötietojesi käsittelyyn, jos Henkilötietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin Palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää Palveluamme. Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada Henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, silloin kun Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai välillämme solmittuun sopimukseen.

Oikeus peruuttaa suostumus
Jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

11. Oikeuksiesi käyttäminen

Yhtiö toteuttaa edellä mainitut oikeudet sen sisältöisenä kuin ne on yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritelty. Oikeuksien laajuus on sidottu Henkilötietojesi käsittelyperusteeseen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä kirjeen tai sähköpostin sisältäen nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja kopion voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia.

Jos koet Henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.

12. Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin ottaa yhteyttä?

Rekisterinpitäjä on Smartius Oy. Yhteyttä rekisteriä koskevissa asioissa voit ottaa: ville.heikkinen@smartius.fi.